POL-022 Política de Protección de Datos
Personales
Versión Nro. 10
CONTENIDO
1. CONTROL DE CAMBIOS.............................................................................................................................. 6
2. INTRODUCCIÓN ...............................................................................................................................................7
3. GLOSARIO ........................................................................................................................................................... 8
3.1. AVISO DE PRIVACIDAD..................................................................................................................... 8
3.2. AUTORIZACIÓN ..................................................................................................................................... 8
3.3. BASE DE DATOS .................................................................................................................................... 8
3.4. CANALES PARA EJERCER DERECHOS ...................................................................................... 8
3.5. DATO PERSONAL .................................................................................................................................. 9
3.6. DATO PERSONAL PÚBLICO ............................................................................................................. 9
3.7. DATO PERSONAL PRIVADO ............................................................................................................ 9
3.8. DATO PERSONAL SEMIPRIVADO.................................................................................................. 9
3.9. DATO PERSONAL SENSIBLE............................................................................................................. 9
3.10. DATOS BIOMETRICOS ......................................................................................................................10
3.11. ENCARGADO DEL TRATAMIENTO ..............................................................................................10
3.12. FORMAS DEL TRATAMIENTO.........................................................................................................10
3.13. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO.............................................................................................. 11
3.14. TITULAR ...................................................................................................................................................... 11
3.15. TRANSFERENCIA ................................................................................................................................... 11
3.16. TRANSMISIÓN......................................................................................................................................... 11
3.17. TRATAMIENTO........................................................................................................................................ 11
3.18. OFICIAL DE PROTECCIÓN DE DATOS ....................................................................................... 11
4. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES ............................................ 12
4.1. PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACION RESTRINGIDA ............................................... 12
4.2. PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD .......................................................................................... 12
4.3. PRINCIPIO DE FINALIDAD ................................................................................................................ 13
4.4. PRINCPIO DE LEGALIDAD ................................................................................................................ 13
4.5. PRINCIPIO DE LIBERTAD................................................................................................................... 13
4.6. PRINCIPIO DE SEGURIDAD .............................................................................................................14
4.7. PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA..................................................................................................14
4.8. PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD ..................................................................................14
4.9. PRINCIPIO DE NECESIDAD Y/O RAZONABILIDAD .............................................................15
5. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES...........................................................................................15
5.1. TRATAMIENTO DE DATOS PÚBLICOS.......................................................................................15
5.2. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES ......................................................................................15
5.3. TRATAMIENTO DE DATOS DE MENORES................................................................................ 17
6. CLASIFICACIÓN GENERAL DE LAS BASES DE DATOS................................................................ 17
6.1. BASES DE DATOS CLIENTES ..........................................................................................................18
6.2. BASES DE DATOS PROVEEDORES..............................................................................................18
6.3. BASES DE DATOS LABORALES .....................................................................................................18
6.4. BASES DE DATOS VISITANTES......................................................................................................19
6.5. BASES DE DATOS DE PRODUCTOS Y/O SERVICIOS ......................................................20
7. DERECHOS DE LOS TITULARES..............................................................................................................20
8. DEBERES DE OLIMPIA EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES ............................................................................................................................................................... 21
9. PARÁMETROS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACION.........................................................23
9.1. AUTORIZACIÓN ...................................................................................................................................23
9.2. FINALIDADES .........................................................................................................................................23
9.3. DEL DERECHO DE ACCESO ..........................................................................................................26
9.4. DEL DERECHO DE CONSULTA .....................................................................................................26
9.5. PROCEDIMIENTO DE EJERCICIO DERECHO DE CONSULTA.......................................26
9.6. DEL DERECHO A RECLAMAR ........................................................................................................ 27
9.7. DEL DERECHO A LA RECTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DATOS.................... 27
9.8. DEL DERECHO A LA SUPRESIÓN DE DATOS ........................................................................ 27
9.9. DEL DERECHO A REVOCAR LA AUTORIZACIÓN................................................................28
9.10. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN ......................................................................................28
10. PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS POR PARTE DE LOS TITULARES DE LA INFORMACION DE DATOS PERSONALES......................................................................................29
11. PROCEDIMIENTO DEL DERECHO A LA RECTIFICACIÓN, ACTUALIZACIÓN, SUPRESIÓN DE DATOS Y REVOCATORIA DE AUTORIZACIÓN .......................................................30
12. PROTECCIÓN DE DATOS EN LOS CONTRATOS ...................................................................... 31
13. TRANSFERENCIA DE DATOS PERSONALES A TERCEROS PAISES..................................32
14. PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES ......................................................................................32
14.1. OFICIAL DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES .......................................................32
14.2. LOS ENCARGADOS ...........................................................................................................................32
14.3. DEBERES DE LOS ENCARGADOS ...............................................................................................33
15. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS ............................................................................33
16. FORMACIÓN, CAPACITACIÓN Y SENSIBILIZACIÓN DE COLABORADORES, CONTRATISTAS Y TERCEROS...........................................................................................................................33
17. SANCIONES POR CUMPLIMIENTO..................................................................................................34
18. PRIVACIDAD POR DISEÑO..................................................................................................................34
19. SISTEMAS DE INTELIGENCIA ARTIFICIAL.....................................................................................35
20. AUDITORIAS................................................................................................................................................35
21. VIGENCIA .....................................................................................................................................................35
22. ACTUALIZACIONES DE POLITICA....................................................................................................35
23. VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS.............................................................................................35
24. INFORMACION DE CONTACTO.......................................................................................................36
25. REFERENCIA NORMATIVA ................................................................................................................... 37
26. PROPIEDAD DE OLIMPIA ......................................................................................................................38
1. CONTROL DE CAMBIOS
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VERSIÓN |
FECHA |
DESCRIPCIÓN |
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1 |
2013-04-17 |
Creación del documento. |
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2 |
2014-05-28 |
Revisado por la Dirección Legal y aprobada suactualización por la Junta Directiva en su sesión de mayo 28 de 2014. |
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3 |
2018-05-29 |
Revisado por la Gerencia Legal y aprobada suactualización por la Junta Directiva en su sesión de mayo 29 de 2018. |
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4 |
2020-03-29 |
Cambio razón social e incluir recomendaciones externas. |
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5 |
2020-07-10 |
Elimina el área de talento humano, cambio cargo oficial de protección de datos personales. |
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6 |
2021-02-15 |
Actualiza dirección de oficina. |
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7 |
2022-02-28 |
Se incluye en el numeral 6 la clasificación de bases dedatos de productos y servicios; en el numeral 9 se describen las finalidades del tratamiento de datospersonales y se incluye el título Seguridad de laInformación; en el numeral 13 se indica el responsable de recibir y tramitar las solicitudes; en el numeral 14 se especifican los encargados internos de las bases de datos de productos y servicios; en elnumeral 15 se establece el responsable del RNBD; y seajustan los deberes de los encargados, las bases dedatos de visitantes, la vigencia, referencia normativa, los cargos involucrados y el número de teléfono. |
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8 |
2023-08-25 |
Se realiza corrección de numeral de la ley 1581, relacionado con deberes de los encargados. Se realiza actualización de nombres de encargados internos. |
“A partir de la versión 09, el control de cambios se reflejará en la herramienta de gestión que está definida para el SIG.”
2. INTRODUCCIÓN
OLIMPIA IT S.A.S. en adelante “OLIMPIA” dando cumplimiento a los artículos
15 y 20 de la Constitución Política Nacional, a la Ley Estatutaria 1581 de 2012, sus Decretos Reglamentarios, el desarrollo jurisprudencial dado por la Corte Constitucional y las instrucciones emitidas por laSuperintendencia de Industria y Comercio, garantiza de forma integral la protección y el ejercicio del derecho fundamental de Habeas Data respecto a todos los titulares de datos personales con los cuales tenga relación sea como responsable o sea como encargada de su tratamiento, según corresponda.
OLIMPIA, es una sociedad comercial, constituida mediante Escritura Pública No. 1513 de la Notaría 32 del Círculo de Bogotá D.C., otorgada el 1º de julio de 2005, inscrita el 12 de julio de 2005 ante laCámara de Comercio de Bogotá D.C., bajo el número 01000696 del Libro IX.
OLIMPIA fue constituida con el propósito de generar soluciones que permitan una operación tecnológica segura y consciente de la importancia del manejo de la información personal, ha decididoadoptar de forma voluntaria el presente documento, el cual establece las condiciones de organización, obligaciones de los implicados e intervinientes en el tratamiento y uso de la información decarácter personal, el régimen de funcionamiento, y los procedimientos aplicables al tratamiento de datos personales que en el desarrollo de sus actividades llegue a ser Encargada y/o Responsable deltratamiento de datos.
OLIMPIA en cumplimiento de la legislación vigente, adopta y hace público a todos los interesados la presente política la cual contiene los lineamientos y elementos esenciales para el cumplimiento con la legislación de Protección de Datos Personales.
OLIMPIA lleva a cabo el tratamiento y la administración de datos de naturaleza pública privada, semiprivada y sensible; las bases de datos
referentes a datos personales se encuentran sujetas a todas y cada una de las obligaciones que dispone la Ley 1581 de 2012, sus Decretos Reglamentarios y demás normas en materia deProtección de Datos Personales.
3. GLOSARIO
3.1. AVISO DE PRIVACIDAD
Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
3.2. AUTORIZACIÓN
Consentimiento previo, expreso e informado del titular de los datos personales para llevar a cabo el Tratamiento de los datos personales.
3.3. BASE DE DATOS
Conjunto organizado de datos personales que son objeto de Tratamiento.
3.4. CANALES PARA EJERCER DERECHOS
Medios de recepción y atención de peticiones, consultas y reclamos que el responsable y/o el Encargado del Tratamiento ponen a disposición de los titulares de los datos para que el titular ejerza sus derechos.
3.5. DATO PERSONAL
Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
3.6. DATO PERSONAL PÚBLICO
Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad decomerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judicialesdebidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. También se entenderá que todos los datos que estén contenidos en los registros públicos tendrán esta misma naturaleza.
3.7. DATO PERSONAL PRIVADO
Toda información personal que tiene un conocimiento restringido, y en principio privado para el público en general.
3.8. DATO PERSONAL SEMIPRIVADO
Es el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general,como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios de la Ley 1266 de 2008.
3.9. DATO PERSONAL SENSIBLE
Aquel dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen
racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
3.10. DATOS BIOMETRICOS
Son los rasgos biológicos o físicos que permiten identificar a una persona como única frente al resto de la población; son datos biométricos entre otros, la huella dactilar, los rasgos fáciles, el patrón del irisdel ojo, el tono o timbre de voz.
Dado que los datos personales biométricos (faciales, dactilares o similares) gozan de una protección especial por su clasificación como datos sensibles según la Ley 1581 de 2012, OLIMPIAdeclara que no compartirá datos personales biométricos a terceros.
3.11. ENCARGADO DEL TRATAMIENTO
OLIMPIA en calidad de persona jurídica de carácter privado actúa como encargada del Tratamiento de datos personales en los casos, en que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datospersonales por cuenta de un responsable del Tratamiento.
3.12. FORMAS DEL TRATAMIENTO
Los datos personales contenidos en bases de datos podrán ser tratados de manera automatizada o manual. Son bases de datos manuales los archivos cuya información se encuentra organizada yalmacenada de manera física y bases de datos automatizadas aquellas que se almacenan y administran con la ayuda de herramientas informáticas.
3.13. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
OLIMPIA en calidad de persona jurídica de carácter privado actúa como responsable cuando por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
3.14. TITULAR
Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
3.15. TRANSFERENCIA
La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vezes responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
3.16. TRANSMISIÓN
Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de
Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado porcuenta del responsable.
3.17. TRATAMIENTO
Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
3.18. OFICIAL DE PROTECCIÓN DE DATOS
Es la persona que tiene como función la vigilancia y control de la aplicación de la Política de Protección de Datos Personales al interior de
OLIMPIA, bajo la orientación y lineamientos del Comité de Gobierno de
Datos o por el órgano que lo supla o reemplace.
4. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
El manejo y Tratamiento de datos personales en OLIMPIA está enmarcado
dentro de los siguientes principios:
4.1. PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACION RESTRINGIDA
El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente Política, de la Ley, y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas por ley.
El acceso y circulación será restringido acorde con la naturaleza del dato y con las autorizaciones dadas por el Titular o demás personas previstas en la Ley.
4.2. PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD
Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales, cuando esos datos no tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive despuésde finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo suministrar o comunicar los datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividadesautorizadas en la Ley y en los términos de esta.
Todas las personas vinculadas con Olimpia están obligadas a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros,
la información personal, financiera, técnica, comercial o de cualquier otro tipo suministrada en la ejecución y ejercicio de sus funciones.
Todas las personas que trabajen actualmente con Olimpia, o sean vinculadas a futuro para tal efecto, en la administración y manejo de bases de datos, deberán suscribir un documento adicional a sucontrato laboral o al contrato de prestación de servicios con base en el cual se comprometan a salvaguardar y mantener la confidencialidad de la información y de los datos personales a los que llegue a tener conocimiento y acceso. La obligación de confidencialidad persistirá en forma perpetua, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.
4.3. PRINCIPIO DE FINALIDAD
El Tratamiento de datos personales que Olimpia realiza obedece a finalidades legitimas de conformidad con la Constitución y la Ley, finalidades determinadas, explícitas y legítimas que seráninformadas y autorizadas de forma expresa por el Titular de los datos personales.
4.4. PRINCPIO DE LEGALIDAD
El Tratamiento de datos personales realizado por Olimpia, se realiza dentro del marco legal vigente y del alcance de las autorizaciones otorgadas por el Titular del dato. OLIMPIA como responsable deltratamiento de datos personales se comprometen a tratar los datos personales en su posesión privilegiando la protección de los intereses del Titular y por tanto se abstiene de tratar los datos a travésde medios engañosos o fraudulentos.
4.5. PRINCIPIO DE LIBERTAD
Olimpia deberá contar con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular para tratar sus datos personales. Los Datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorizacióndel Titular. En
todo caso, Olimpia podrá tratar y ceder los datos personales que se encuentren almacenados en sus bases de datos, sin el previo consentimiento del Titular, siempre y cuando, estos sean datospúblicos.
4.6. PRINCIPIO DE SEGURIDAD
OLIMPIA como responsable y/o encargada del Tratamiento de datos de carácter personal, proporcionará las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para dar seguridad a los registros dedatos personales, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
4.7. PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA
OLIMPIA garantiza a los Titulares de datos personales, que podrán obtener en cualquier momento, gratuitamente y sin restricciones, información respecto de los datos personales que le conciernan y queestén almacenados en sus bases de datos, dentro de parámetros legales.
OLIMPIA informará a los Titulares de datos personales la obtención, en cualquier momento, de forma gratuita y sin restricciones, de información respecto de los datos personales que le conciernan y queestén almacenados en sus bases de datos, dentro de los parámetros legales.
Asimismo, OLIMPIA informará a los Titulares sobre las características principales del tratamiento al que serán sometidos sus datos personales a fin de tomar una decisión informada.
4.8. PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD
OLIMPIA garantiza que la información contenida en las bases de datos que estén sujetas a Tratamiento; de tal forma que sean veraces, completas, exactas, actualizadas, comprobables y comprensibles. Laveracidad y calidad de los datos personales que hayan sido capturadas por medio de
los registros públicos es garantizada por cada uno de los Titulares de esta, quedando eximida de cualquier tipo de responsabilidad OLIMPIA frente a su calidad.
4.9. PRINCIPIO DE NECESIDAD Y/O RAZONABILIDAD
OLIMPIA se compromete a tratar únicamente los datos personales que resulten adecuados, pertinentes y limitados al mínimo necesario con relación a las finalidades que justifican su tratamiento deacuerdo con la autorización debidamente otorgada.
5. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
5.1. TRATAMIENTO DE DATOS PÚBLICOS
OLIMPIA tratará los datos públicos de los Titulares de conformidad con la finalidad para la cual es capturada dicha información, tomando las medidas necesarias que garanticen el cumplimiento de losprincipios y obligaciones legales respectivas.
5.2. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES
OLIMPIA recolecta y realiza el tratamiento de datos sensibles como parte de su modelo de negocio con fines principalmente de prevención de fraude y suplantación de identidad, así como para ofrecerservicios a terceros. Para ello, OLIMPIA solicitará la autorización previa y expresa al Titular del dato e informándoles sobre las finalidades específicas del Tratamiento.
OLIMPIA utiliza y trata datos de naturaleza sensibles, cuando:
1. El Tratamiento haya sido autorizado expresamente por el Titular de los datos sensibles, salvo en los casos que, por Ley, no se requiera el otorgamiento de dicha autorización.
2. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar la autorización.
3. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
4. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica o, dentro del marco de procesos de mejoramiento; este último, siempre y cuando se adopten las medidas conducentes a la supresiónde identidad de los Titulares o el dato este disociado, es decir, el dato sensible sea separado de la identidad del Titular y no sea identificable o no se logre identificar a la persona Titular del dato o datossensibles.
En adición a lo anterior, OLIMPIA cumple con las siguientes obligaciones:
1. Informar al Titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles datos objeto de Tratamiento son decarácter sensible y la finalidad del Tratamiento, y obtener el consentimiento expreso.
2. Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
3. No condicionar ninguna actividad a que el Titular suministre datos personales sensibles (salvo que exista una causa legal o contractual para hacerlo). Sin perjuicio de lo anterior, en los casos en loscuales el dato sensible se requiere para dar cumplimiento a un deber legal o contractual y el Titular manifieste su desacuerdo o no otorgue su autorización, se informará que no se puede avanzar enla culminación del trámite legal o contractual correspondiente.
5.3. TRATAMIENTO DE DATOS DE MENORES
OLIMPIA solo tratará datos personales de menores de edad, cuando estos sean de naturaleza pública, cuando se requieran para adelantar procesos o trámites de carácter legal en los que OLIMPIA actúe comoEncargado o Responsable, o provengan de la información suministrada por empleados o contratistas.
El Tratamiento de este tipo de datos personales, se realizará de conformidad con la Ley, siempre y cuando se cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:
1. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
2. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Cumplidos los anteriores requisitos, OLIMPIA exigirá al Representante Legal
o tutor del niño, niña o adolescente, la autorización del menor, previo a que el menor dé su opinión frente al Tratamiento que se ledará a sus datos, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto, tal como lo indica la Ley.
OLIMPIA y cualquier persona involucrada en el Tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, velarán por el uso adecuado de los mismos y darán cumplimiento al régimen legalrespectivo.
6. CLASIFICACIÓN GENERAL DE LAS BASES DE DATOS
OLIMPIA realiza el tratamiento de Bases de Datos que contienen datos
personales respecto de clientes, proveedores, empleados (laborales), visitantes y de productos y servicios.
A continuación, se incluye una clasificación general de las Bases de Datos tratadas, aclarando que la finalidad de este capítulo es ilustrativa y orientativa, por lo que OLIMPIA podrá inscribir más de unabase de datos por cada clasificación general (por ejemplo, varias bases de datos de empleados o de productos y servicios) en el Registro Nacional de Bases de Datos, si lo amerita la práctica comercial:
6.1. BASES DE DATOS CLIENTES
Corresponde a las bases de datos manuales y/o automatizadas, que contienen datos de naturaleza pública y privada de personas jurídicas o naturales, con las cuales se mantiene un vínculo contractual y/o comercial en el desarrollo propio del objeto social de OLIMPIA. Esta base de datos podrá contener datos personales autorizadas por el Titular y los cuales tienen como finalidad elcumplimiento, la ejecución y el desarrollo de las relaciones contractuales y el envío de material publicitario, información de eventos o servicios que ofrece la compañía. El Tratamiento de estos datos para finesdiferentes al desarrollo y ejecución de la relación contractual o el cumplimiento de deberes de carácter legal, requerirá de autorización previa del Titular.
6.2. BASES DE DATOS PROVEEDORES
Son las bases de datos manuales y/o automatizadas que contienen datos personales de Titulares con quienes existe un vínculo contractual y/o comercial entre OLIMPIA y el Titular del dato y cuyoTratamiento tiene como finalidad cumplir con las obligaciones contractuales y legales.
6.3. BASES DE DATOS LABORALES
Son las bases de datos manuales y/o automatizadas que contienen datos de Titulares que se presentan como candidatos, o se vinculan laboralmente con OLIMPIA, o son extrabajadores de OLIMPIA, y cuyoTratamiento tiene como finalidad la identificación del Titular para cumplir
con las disposiciones legales y reglamentarias. Esta base de datos incorpora información privada, semiprivada, pública, datos sensibles y de menores. El Tratamiento de los datos personales para losfines diferentes al cumplimiento de las obligaciones derivadas de la relación laboral requerirá autorización previa del Titular o su Representante Legal, según sea el caso. En ningún caso, OLIMPIAdará Tratamiento a los datos sensibles o de menores sin autorización previa.
OLIMPIA, realizará el Tratamiento de los Datos Personales de los Candidatos para efectos de determinar si estos califican al perfil de un cargo a ser ocupado, previa realización de un proceso deselección, para verificar la calidad de la información suministrada por el candidato y la autenticidad de esta y para almacenar los datos con la finalidad de ser usados en futuros procesos de selección.
6.4. BASES DE DATOS VISITANTES
Son las bases de datos manuales y/o automatizadas que contienen datos de Titulares que visitan las instalaciones de OLIMPIA, , de manera ocasional o habitual, y que por medio de cámaras de videovigilancia (para el sistema del circuito cerrado de televisión), cumpliendo con las políticas de seguridad física, en lo que concierne al sistema de control de acceso se realiza el enrolamiento biométrico tanto de los colaboradores que asisten a las oficinas, así como de los visitantes y cuyo tratamiento tiene como finalidad identificar, validar y llevar el registro histórico de accesos y controles de seguridadde los visitantes de las instalaciones de OLIMPIA.
En esta base de datos, se incorpora información privada, pública, datos sensibles y/o de menores. El Tratamiento de los datos para los fines diferentes a los derivados del acceso de visitantes requeriráautorización previa del Titular o su Representante Legal, según sea el caso. En ningún caso, OLIMPIA dará Tratamiento a los datos sensibles o de menores sin autorización previa.
6.5. BASES DE DATOS DE PRODUCTOS Y/O SERVICIOS
En esta base de datos, se incorpora información privada, pública, datos sensibles y/o de menores. El Tratamiento de los datos para los fines diferentes a los derivados del acceso de visitantes requeriráautorización previa del Titular o su Representante Legal, según sea el caso. En ningún caso, OLIMPIA dará Tratamiento a los datos sensibles o de menores sin autorización previa.
7. DERECHOS DE LOS TITULARES
OLIMPIA garantiza a todos los Titulares de los datos personales los
derechos establecidos legalmente, por lo cual el Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho
se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales,inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o
no haya sido autorizado;
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 deLey 1581 de 2012;
3. Ser informado por el responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado
a sus datos personales;
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales o legales o bien a voluntad del Titular del dato que no
desee que su dato continúe siendo tratado por la compañía, salvo que su dato deba seguir siendo tratado en virtud de la Ley u orden judicial, caso en el cual se le informará respectivamente al Titular. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido enconductas contrarias a la Ley de protección de datos y a la Constitución;
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento;
7. El Titular del dato personal podrá oponerse al tratamiento de sus datos personales cuando: a. Tenga una razón legítima derivada de su situación particular, b. El tratamiento de sus datos personales tenga por objeto la mercadotecnia directa o indirecta.
8. DEBERES DE OLIMPIA EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
OLIMPIA efectuará el Tratamiento de datos personales, únicamente en
cumplimiento de las finalidades autorizadas previamente por el Titular del dato, y en todo caso en cumplimiento de la normatividad respectiva.
OLIMPIA, según actúe en calidad de responsable o encargado del Tratamiento de datos personales, cumplirá con los siguientes deberes y obligaciones:
1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley 1581 de
2012, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demásmedidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley 1581 de 2012;
9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley de protección de datos personales;
11. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
12. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámiterespectivo;
13. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la
Superintendencia de Industria y Comercio.
9. PARÁMETROS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACION
9.1. AUTORIZACIÓN
OLIMPIA solicitará, previamente al Tratamiento de los datos, al Titular del dato la autorización para el Tratamiento de datos personales por cualquier medio, físico o electrónico, que permita ser utilizado como prueba de la autorización.
La autorización contendrá como mínimo la siguiente información:
1. El Tratamiento al que serán sometidos los datos personales y la finalidad específica del mismo.
2. Los derechos que le asisten como Titular.
3. La página web, correo electrónico, y demás canales de comunicación por los cuales podrá formular consultas y/o reclamos ante OLIMPIA.
4. OLIMPIA conservará las autorizaciones obtenidas en forma física o electrónica garantizando su consulta posterior.
5. En caso de que se realice el tratamiento de datos sensibles o de niños y adolescentes se informará por parte de OLIMPIA el carácter de sensible que posee este tipo de información y se le dará laopción al Titular de responder. Sin perjuicio de lo anterior, en los casos en los cuales el dato sensible o de niños y adolescentes se requiere para dar cumplimiento a un deber legal o contractual y elTitular manifieste su desacuerdo o no otorgue su autorización, se informará que no se puede avanzar en la culminación del trámite legal o contractual correspondiente.
9.2. FINALIDADES
OLIMPIA realiza el tratamiento de datos personales, en calidad de responsable del tratamiento, en desarrollo de su objeto social y el giro ordinario de sus negocios, de acuerdo con lo establecido enla Ley 1581 de
2012 y de conformidad con las autorizaciones impartidas por los Titulares
de la información, OLIMPIA realizará operaciones que incluyan la recolección, el almacenamiento, uso, circulación, corrección, actualización y/o supresión, dentro de las siguientes finalidades, entreotras que sean incluidas en las autorizaciones específicas que sean puestas a consideración de los Titulares:
a) Establecer y gestionar la relación precontractual, contractual, poscontractual, comercial, laboral, civil y cualquier otra índole que surja entre el Titular y OLIMPIA.
b) Administrar sistemas de información, gestión de claves, administración de usuarios y de accesos.
c) Administrar y gestionar la información laboral de sus trabajadores, con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones de carácter laboral, sistema integral de seguridad social y demás obligacioneslegales y regulatorias.
d) Relaciones comerciales: Prospección comercial; Registro de Asistencia a eventos o recepciones sociales y/o administrativos; Marketing; Gestión contable, fiscal y administrativa.
e) Transmitir y/o transferir los datos personales a terceros y aliados estratégicos, de acuerdo con los principios, lineamientos y garantías establecidas en la ley, con el fin de generar valor agregado para elTitular.
f) Cumplir las obligaciones legales y/o contractuales, por lo cual la información podrá ser transmitida y/o transferida a terceros, tales como entidades estatales, entidades financieras, notarías, listasOFAC y de terrorismo, etc.
g) Gestionar la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias, contractuales y comerciales.
h) Prestar adecuadamente los servicios ofrecidos por OLIMPIA, de acuerdo con los principios, lineamientos y garantías establecidas en la ley.
i) Efectuar análisis e investigaciones comerciales, estadísticas, de
riesgos, de mercadeo y financiera.
j)
k) Realizar procesos de analítica de datos, estadísticas, estudios y análisis técnicos, operativos y de comportamiento, a partir de la información recolectada, con el fin de evaluar, mejorar, optimizar ydesarrollar los servicios prestados por Olimpia y mejorar la experiencia de los usuarios.
l) Realizar la validación de identidad por medio de huellas dactilares y/o biometría facial contra la información biométrica contenida en las bases de datos que produce y administra la RegistraduríaNacional del Estado Civil (RNEC).
m)Realizar la validación de identidad por medio de datos biométricos, tales como huellas dactilares, fotografías de rostro, videos que contengan datos biométricos y otros datos que puedan llegar a ser considerados como sensibles de conformidad con la ley, contra la información biométrica. biografica y sociodemográfica.
n) Complementar los procesos de validación de identidad, verificación, prevención del fraude, análisis de riesgo, mejora de los servicios tecnológicos.
o) Generación de historial de aptitudes físicas, psicológicas y psicomotriz que pueda ser transmitido a las distintas autoridades nacionales, departamentales, o quienes estas deleguen con la finalidad de permitir el ejercicio de la actividad de conducción en el territorio colombiano.
p) Crear perfiles digitales de consumo, económicos, sociales, sociodemográficos, u otros similares, para ofrecer productos y/o servicios y enviar información comercial tanto de OLIMPIA y/o de sus compañías filiales o subordinadas, así como de terceros con los cuales OLIMPIA y/o de sus compañías filiales o subordinadas tenga vínculos comerciales.
q) Identificar, validar y llevar el registro histórico de accesos y controles de seguridad de los visitantes de las instalaciones de OLIMPIA.
r) Utilizar los datos personales para fines de analítica avanzada y entrenamiento, validación, prueba y mejora de algoritmos y modelos tecnológicos, incluidos aquellos basados en técnicasde inteligencia artificial, sin que dichas actividades impliquen
decisiones individuales automatizadas con efectos jurídicos o significativos para los titulares.
s) Las demás finalidades que se determinen en el proceso de obtención de datos personales para su tratamiento, previa autorización por parte del Titular.
9.3. DEL DERECHO DE ACCESO
Los Titulares del dato podrán acceder en forma gratuita a su información y conocer el Tratamiento al cual es objeto, para lo cual deberán previamente acreditar su condición de Titular o representante oapoderado para tales efectos.
El acceso se realizará a través de los canales de contacto dispuestos en el numeral 24 de esta Política, y se realizarán dentro de los límites establecidos legalmente.
9.4. DEL DERECHO DE CONSULTA
Los Titulares de los datos personales en cumplimiento del principio de transparencia previa confirmación de su identidad podrán consultar la información de carácter personal que repose en las bases dedatos de OLIMPIA.
Para garantizar el derecho de
consulta, OLIMPIA pondrá a disposición de los Titulares los medios de comunicación que considere pertinentes a fin lograr el eficiente y oportuno ejercicio de este derecho.
9.5. PROCEDIMIENTO DE EJERCICIO DERECHO DE CONSULTA
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará alinteresado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se
atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5)
días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
9.6. DEL DERECHO A RECLAMAR
El Titular de datos personales cuando estime que la información contenida o almacenada en una base de datos se encuentre desactualizada, incompleta, fraccionada o cuando advierta el presuntoincumplimiento a cualquiera de los deberes y principios contenidos en la normatividad sobre Protección de Datos Personales, podrá en todo momento solicitar la corrección, actualización o supresión de losdatos. El Titular podrá presentar su reclamación ante el responsable y/o Encargado del tratamiento de OLIMPIA.
9.7. DEL DERECHO A LA RECTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DATOS
OLIMPIA, garantizará en todo momento al Titular del Dato, el derecho a solicitar la rectificación y actualización de los datos que reposen en sus bases o archivos cuando los mismos se encuentrenincompletos o sean inexactos, de conformidad con el procedimiento y términos establecidos.
En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales, el Titular deberá indicar las correcciones a realizar o los datos que deban ser actualizados, para ello deberá aportar la documentación que estime conveniente a fin de sustentar la solicitud.
9.8. DEL DERECHO A LA SUPRESIÓN DE DATOS
El Titular de datos personales, tiene el derecho
a solicitar la supresión de sus datos personales en los siguientes eventos:
1. Cuando sobre los datos se realice un Tratamiento que infrinja los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley de Protección de Datos Personales y los decretos que la reglamenten.
2. Cuando los mismos ya no sean requeridos para los fines que inicialmente fueron informados.
La supresión consiste en la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o Tratamientos realizados porOLIMPIA
OLIMPIA se abstendrá de adelantar la supresión de los datos personales únicamente en los siguientes casos:
1. Cuando por mandato de la Ley o en virtud de una relación contractual el Titular de los datos deba permanecer en las bases de datos o archivos de OLIMPIA.
2. En los casos en que los datos sean de naturaleza pública.
9.9. DEL DERECHO A REVOCAR LA AUTORIZACIÓN
El Titular de datos personales puede realizar solicitud para revocar en cualquier momento la autorización que sobre el Tratamiento de datos que haya efectuado, a menos que exista un impedimento legal ocontractual, en cuyo caso será informada esta situación como respuesta a su solicitud.
9.10. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
OLIMPIA como Responsable y/o encargada del Tratamiento de datos de carácter personal, en desarrollo del principio de seguridad, ha implementado medidas técnicas, humanas, físicas y administrativasnecesarias para dar seguridad a los registros de datos personales, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, mediante procedimientos y protocolos como gestión de activos de información, el cifrado, separación de ambientes, segmentación de redes, entre otros para garantizar la confidencialidad, disponibilidad e integridad de la información y concediendoautorización
de acceso a dicha información solo al personal estrictamente necesario para el correcto tratamiento de la información.
10. PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS POR PARTE DE LOS TITULARES DE LA INFORMACION DE DATOS PERSONALES
El Oficial de Protección de Datos Personales de OLIMPIA, será el
responsable de recibir y dar trámite a las consultas o reclamos relacionadas con los derechos de los Titulares sobre datos personales, en los términos, plazos y condiciones establecidos en la Ley1581 de 2012 y en la presente política, por lo que los Titulares deben realizar mediante un correo electrónico dirigido a protecciondatospersonales@olimpiait.com su solicitud, que deberá contener como mínimo la identificación del Titular, lo que se pretende consultar, la dirección electrónica y teléfono de contacto del Titular, adjuntando fotocopia del documento de identidad del Titular interesado o cualquier otro documento equivalente que acredite su identidad y titularidad conforme a derecho.
El ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión o revocación de la autorización de datos personales no tendrá costo.
Una vez cumplidos y agotados los términos señalados por la Ley 1581 de
2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, porparte de OLIMPIA, podrá poner en conocimiento la negación o inconformidad frente al derecho ejercido ante Delegatura de Protección de Datos Personales de la Superintendencia de Industria y Comercio.
11. PROCEDIMIENTO DEL DERECHO A LA RECTIFICACIÓN, ACTUALIZACIÓN, SUPRESIÓN DE DATOS Y REVOCATORIA
DE AUTORIZACIÓN
1. La solicitud de RECTIFICACIÓN,
ACTUALIZACIÓN, SUPRESIÓN DE DATOS Y REVOCATORIA DE AUTORIZACIÓN se formulará mediante solicitud dirigida al responsable del Tratamientoo al Encargado del Tratamiento a través de la información de contacto dispuesta en el capítulo 24 de este Política, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar alreclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si la solicitud resulta incompleta, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción delreclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la solicitud.
2. En caso de que OLIMPIA reciba un reclamo frente al cual no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de lasituación al interesado.
3. Una vez recibida la solicitud de reclamación y/o actualización completa, se incluirá en el sistema de PQRS una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término nomayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
4. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la solicitud dentro de dichotérmino, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que
se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primertérmino.
12. PROTECCIÓN DE DATOS EN LOS CONTRATOS
OLIMPIA establece en los contratos laborales y de prestación de servicios,
cláusulas específicas con el fin de autorizar de manera previa y general el Tratamiento de datos personales relacionados con la ejecución del contrato, lo que incluye la autorización de Tratamiento de los datos personales del Titular.
Los trabajadores y proveedores de OLIMPIA, vinculados a través de contratos laborales o de prestación de servicios, respectivamente, son Responsables de reportar ante el Oficial de Protección de Datoscualquier incidente de fuga de información, daño informático, violación de datos personales, comercialización de datos, uso de datos personales de niños, niñas o adolescentes, suplantación de identidad,incidentes de seguridad, violación de códigos de seguridad o cualquier situación que pueda vulnerar la intimidad de una persona o llegue a generar cualquier tipo de discriminación deberá ser informado segúnlas directrices de la compañía para el correspondiente reporte de incidente de seguridad, de modo que el Oficial de Protección de Datos Personales es quien realiza el reporte a la Superintendencia de Industria yComercio.
OLIMPIA exige a sus proveedores y contratistas la inclusión de cláusulas en los contratos que permiten establecer con claridad el uso que estos terceros en calidad de Encargados le pueden dar a aquellos,así como las obligaciones y deberes establecidos en la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos Reglamentarios, incluyendo las medidas de seguridad necesarias que garanticen, en todo momento, laconfidencialidad, integridad y disponibilidad de la información de carácter personal encargada para su Tratamiento.
En los eventos en los cuales OLIMPIA actúe en la calidad de Encargado del Tratamiento de datos, verificará que la finalidad, o finalidades, del Tratamiento autorizado por el Titular o permitidos por causas legales o
contractuales se encuentren vigentes y que la finalidad guarde relación con la causa por la cual se va a tratar los datos personales.
13. TRANSFERENCIA DE DATOS PERSONALES A TERCEROS PAISES
OLIMPIA en desarrollo de su objeto podrá transferir datos de carácter
personal a terceros países con los niveles adecuados de protección de datos, siempre y cuando exista autorización previa por parte del Titular o según se requiera la declaración de conformidad por partede la Superintendencia de Industria y Comercio, de conformidad con la Ley.
14. PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
14.1. OFICIAL DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
Se establece que el Oficial de Protección de Datos Personales de OLIMPIA velará por el debido cumplimiento de la presente Política y de las demás normas que regulen el uso de los datos personales, quien podrá ser contactado a través del correo electrónico: protecciondatospersonales@olimpiait.com
14.2. LOS ENCARGADOS
OLIMPIA actuará como Encargado del Tratamiento de los datos personales, respecto a la información que reciba por parte de sus clientes, aliados comerciales y/o proveedores en virtud de una relación contractual o legal.
14.3. DEBERES DE LOS ENCARGADOS
OLIMPIA distingue entre Encargado interno y Encargado externo. Los encargados internos son colaboradores de OLIMPIA, quienes deben velar por el cumplimiento de la ley frente al debido tratamiento delas bases de datos a su cargo. Por su parte los encargados externos son personas naturales o jurídicas que tratan datos personales a nombre de OLIMPIA para la realización de una tarea asignada (proveedores, asesores externos consultores, etc.), quienes deben cumplir con lo estipulado en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012 Deberes de los Encargados del Tratamiento.
15. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS
De conformidad con la legislación vigente, los responsables y encargados
del Tratamiento de datos personales deberán registrar sus bases de datos y el documento que contiene las Políticas y Procedimientos para la Protección de Datos Personales ante el Registro Nacionalde bases de datos administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio, de conformidad con el procedimiento que sobre el particular defina la Superintendencia de Industria y Comercio.
El responsable de registrar las bases de datos de la Organización en el Registro Nacional de Bases de Datos y actualizar el reporte atendiendo a las instrucciones que sobre el particular emita laSuperintendencia de Industria y Comercio es la persona que funge como oficial de protección de datos personales de OLIMPIA.
16. FORMACIÓN, CAPACITACIÓN Y SENSIBILIZACIÓN DE COLABORADORES, CONTRATISTAS Y TERCEROS
OLIMPIA desarrollará programas tendientes a la capacitación,
sensibilización y apropiación de conceptos, definiciones y sensibilización en protección de datos personales, con enfoque dual (general y
especifico) esto con el fin de dar a conocer los documentos relacionados con el subsistema de protección de datos personales, lo anterior de forma anual. Desde People Experience se deberá asegurar que todoslos colaboradores, así como contratistas y terceros que ejerzan funciones permanentes en OLIMPIA y que realicen actividades relacionadas con el tratamiento de datos, conozcan sus responsabilidades conrespecto al Subsistema de Protección de Datos Personales. Se deben establecer los planes de capacitación y evaluación, teniendo en cuenta los cambios normativos e internos que se vayan actualizando.
17. SANCIONES POR CUMPLIMIENTO
El incumplimiento total o parcial de lo establecido en la presente política,
podrá dar lugar a la violación de la Ley, del reglamento interno de trabajo, y de las políticas relacionadas (entre otras: Política de Cumplimiento y Política de Roles responsabilidades), con las consecuencias(investigaciones y sanciones) que se deriven de tales incumplimientos o violaciones.
18. PRIVACIDAD POR DISEÑO
La Privacidad por Diseño es un elemento esencial en la creación de todos
los productos y servicios de OLIMPIA. Con este enfoque, aseguramos que la privacidad, la Protección de Datos Personales, y la Seguridad de la Información sean consideradas prioritarias desde el iniciode cualquier diseño de producto o servicio.
De esta manera, no se considera la privacidad y la Protección de Datos Personales como un añadido o una idea posterior, sino que se incluye en el núcleo del diseño de los productos y servicios asegurandohacer todo lo posible para proteger la información de los titulares y mantener la confianza en la compañía.
19. SISTEMAS DE INTELIGENCIA ARTIFICIAL
La compañía se compromete a desarrollar y utilizar sistemas de
inteligencia artificial (IA) de manera segura, ética y conforme a las leyes aplicables y los principios de transparencia y explicabilidad. Esto puede incluir, según lo exija la legislación vigente, realizar evaluaciones de riesgos y de impacto en la privacidad, y asegurar la transparencia y explicabilidad de los sistemas de IA. Además, se implementarán medidas para proteger los datos personales y segarantizará la responsabilidad y rendición de cuentas en el uso de la IA.
20. AUDITORIAS
En el programa anual de auditoria se debe incluir una auditoria específica
relacionada con el Subsistema de Protección de Datos Personales.
21. VIGENCIA
La presente Política fue divulgada desde el 1° de agosto de 2013, se
encuentra vigente, y revisada, actualizada y aprobada cómo se encuentra descrito en el control de cambios del documento.
22. ACTUALIZACIONES DE POLITICA
OLIMPIA podrá modificar los términos y condiciones de la presente política,
en cumplimiento con las obligaciones establecidas por la Ley 1581 de 2012, los decretos reglamentarios y demás normas que complementen modifiquen o deroguen esta política. Toda modificación se publicaráen la página web: www.olimpiait.com
23. VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS
Las Bases de Datos tendrán una vigencia igual al periodo en que se
mantenga la finalidad o finalidades del Tratamiento en cada Base de
Datos, o el período de vigencia que señale una causa legal, contractual o actividad específica.
Por regla general, OLIMPIA retendrá los datos personales recolectados por un periodo máximo de diez (10) años contados a partir de la fecha de su recolección, salvo que se incluyan datos personales quecuentan con una vigencia específica, de acuerdo con estipulaciones contractuales o por mandato legal. Este periodo de almacenamiento se establece para cumplir con las finalidades autorizadas por los titulares de los datos personales y para garantizar el cumplimiento de las obligaciones legales y contractuales de la empresa, aclarando que, si los datos personales recolectados agotan su finalidadantes del plazo acá establecido, OLIMPIA procederá a su supresión.
En caso de que el titular revoque su autorización antes del cumplimiento del periodo indicado en este numeral, OLIMPIA procederá a la eliminación de los datos personales conforme a lo establecido en la Ley1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, salvo que el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos, en cuyo caso se seguirán los lineamientos en establecidos en lasnormas vigentes.
Con el fin de asegurar la vigencia del consentimiento otorgado por los titulares de los datos personales, OLIMPIA podrá realizar campañas de revalidación de la autorización.
24. INFORMACION DE CONTACTO
Cualquier inquietud relacionada con esta política, comuníquese a través
del correo electrónico protecciondatospersonales@olimpiait.com
Personalmente en la oficina de OLIMPIA ubicada en Carrera 7 N° 24-89 Piso
46 Torre Colpatria en Bogotá D.C., Colombia.
25. REFERENCIA NORMATIVA
La presente Política de Protección de Datos Personales ha sido elaborada
en cumplimiento de la Constitución Política Nacional, Ley 1266 de 2008, Ley
1581 de 2012 y el Decreto Único 1074 de 2015.
Así mismo, acoge las mejores prácticas e instrucciones de la SIC
aplicables a OLIMPIA, incluyendo las siguientes:
• Guía para la Implementación del Principio de Responsabilidad
Demostrada (Accountability)
• Protección de Datos Personales en sistemas de videovigilancia
• Guía para solicitar la declaración de conformidad sobre las trasferencias internacionales de datos personales
• Guía sobre el tratamiento de datos personales para fines de
marketing y publicidad
• Recomendaciones Generales para el Tratamiento de Datos en la
Inteligencia Artificial
• Guía Oficial de Protección de Datos
• Guía sobre el tratamiento de datos personales para fines de comercio electrónico
• Guía sobre el Tratamiento de las fotos como Datos Personales
• Guía para la gestión de incidentes de seguridad en el Tratamiento de Datos Personales
• Guía para Recomendaciones para el tratamiento de datos personales mediante servicio computación en la nube
• Guía cuida tu identidad digital y protege tus datos personales: riesgos sobre el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes
26. PROPIEDAD DE OLIMPIA
El presente documento es de carácter confidencial y está protegido por
las normas de derechos de autor, cualquier reproducción, distribución o modificación total o parcial a usuarios no autorizados o cualquier uso indebido de la información confidencial será considerado undelito conforme a lo establecido por el Código Penal y Leyes vigentes del estado colombiano.